Notre fonctionnement

Ce document d’adresse au responsable photo de l’école.

Ce document décrit le fonctionnement des activités de prise de vue, de commande, de livraison et facturation réalisées par la société SILMARILE.

Est désigné « Ecole », la Coopérative, le Foyer Socio-Educatif, La Maison des lycéens ou l’Association.

L’école, le site Internet et SILMARILE formaliseront la convention de fonctionnement qui sera signée par les parties et qui vaudra contrat.

1- Programmation de l’intervention 

Contenu de la pochette et autre produits : 

Nous proposons plusieurs modèles de pochettes sur notre site internet. Les parents ont ainsi un vaste choix. Il n’est plus d’actualité de limiter seulement à un modèle de pochette !

Nous proposons aussi des produits à l’unité : tirage papier dans différentes tailles, planche « portrait », planche multi-photos, calendrier, etc…

Prix de vente :

Le prix de vente est fixé par modèle de Pochette ou par type de produits. Nous avons des standards minimum de prix.

L’école (coopérative, Foyer, Maison des lycéens) ou l’association sera le bénéficiaire des ventes et nous facturons notre prestation. Nous travaillons avec un taux en fonction du montant des ventes.

Nombre d’interventions :

Vous pouvez nous solliciter pour 2 passages dans l’année, c’est une solution optimisée pour les revenus pour l’école.

• En début d’année scolaire => Passage photos individuelles
• Au printemps => Passage photos de classe (groupe)
• Pour les associations : Passage en début de saison et lors de l’évènement de fin d’année (gala, tournoi,…)

2 – Rendez-vous pour la prise de vue

La date de rendez-vous est confirmée environ 10 jours avant l’intervention (météo).

3 – Commande

Commande :

Nous proposons un système de commandes par Internet. Ce système simplifie significativement le travail au sein de l’école. L’enseignant distribue les bons de commande puis les pochettes… Il n’y a plus de suivi intermédiaire ni de gestion manuelle des commandes. L’école dispose d’un accès au site avec les éléments de gestion (commandes, relevé, statistiques, …).

Vous pouvez choisir ou non d’accepter les paiements en espèces ou chèque. Le système vous permettra de le gérer en vous proposant de valider les commandes avec ces moyens de paiement.

Commande « groupée » initiale : 

Les bons de commande individuels sont remis à l’école une semaine après la prise de vue. Ils sont regroupés par classe et facilement distribuable (photo de l’enfant).

Il est recommandé de laisser un délai de commande aux Parents d’environ 20 jours. L’expérience montre qu’un délai plus long n’apporte rien et entraine souvent plus de retards et de difficultés dans les commandes. Pour une livraison avant les vacances de Noël, nous avons des délais de production imposés et la fin de la période de commande sera limitée 3 semaines avant les vacances.

Commande au delà de la période de commande « groupée » :

Pour le système de commande par Internet, il sera possible aux parents de commander au delà de la date limite de la commande groupée. Cependant, la commande sera envoyée à l’adresse des parents et les frais de livraison seront à leur charge.

4 – Livraison

Exécution de la commande :

La date de fin de la période de commande atteinte, les commandes sont envoyées en impression des photos. L’annulation ne peut plus être prise en compte et les montants sont dus.

Délai de la commande :

Le délai de livraison est de l’ordre de 2 semaines après la fin de la période de commande.

5 – Facturation

Etablissement de la facturation :

Les Parents paient sur le site et c’est l’école qui est le bénéficiaire. Le site reverse le montant correspondant au taux appliqué à l’école du chiffre d’affaire (déduit des frais définis dans la convention – Tirages/Frais Internet). Nous facturons ensuite à l’école notre prestation.

L’établissement dispose d’un accès « gestionnaire » sur le site internet, ce qui lui permet de suivre les ventes (montant, taux de connexion, taux de ventes, nb de commandes et l’ensemble des documents financiers).

Nous installons un mini studio au sein de vos locaux qui nécessite environ 3m sur 4m et une alimentation électrique 220V.

Pour les photos de groupe, nous pouvons les réaliser en intérieur comme en extérieur sans contrainte particulière si ce n’est la météo. Prévoir un espace assez grand et idéalement aménagé. Nous pouvons échanger sur ce point.

Notre équipement photo PRO est doublé en cas de panne.

Nous calibrons notre matériel et les tirages afin de restituer des photos réalistes et pour que l’impression soit qualitativement de haute qualité.

Nos tirages sont réalisés sur du papier photo haute qualité dont la stabilité dans le temps des couleur est garantie dans de bonnes conditions de conservation.